Las empresas todos los días enfrentan diversos retos, muchos de ellos previsibles, por lo que es importante saber cómo actuar ante situaciones que pudiesen causar un daño de mayores proporciones. La gestión de riesgos empresariales tiene como fin no solo anticiparse a este tipo de problemáticas, sino de realizar un plan idóneo para reducir el impacto negativo a padecer. Es ahí donde entra el concepto de plan de contingencia. Entonces, ¿sabes cuál es el plan de contingencia perfecto para tu empresa?
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia se refiere a un modelo mediante el cual se establece un plan de actuación con el que se pretende anticiparse a situaciones que pudiesen causar problemas o daños. Incluso si pudiese existir la probabilidad o no de que ocurra. Entonces un plan de contingencia se aplica en empresas mediante diversas medidas a nivel organización, pero también a nivel humano. Lo que se pretende es que se continúe en marcha la empresa bajo las mejores condiciones posibles. Pero, al mismo tiempo, saber qué hacer en el caso de que sucedan situaciones de riesgo o que afecten de forma considerable a la empresa.
Son muchos los factores a tener en cuenta al realizar un plan de contingencia, desde los recursos materiales hasta los recursos humanos. Y claro, tener una guía o un respaldo que indique cómo organizarse y llevar a cabo un plan ad hoc para nuestra empresa. Una de las primeras medidas a llevar a cabo es efectuar un análisis de riesgo, antes que nada.
Plan de contingencia para prevenir y superar crisis en tu empresa
Por supuesto, este análisis no puede permanecer estático en el tiempo, ya que las empresas cambian y también sus riesgos y necesidades. Entonces, el análisis de riesgo debe de revisarse de manera semestral, anual o acorde a la empresa, para considerar los potenciales riesgos o peligros que pueden ocurrir en una situación hipotética a corto, mediano o largo plazo. Por supuesto, establecer un tipo de plan de este tipo debe ser en función de tu sector, tipo de empresa, su tamaño, etc.
Establecer un plan de contingencia en tu empresa requiere establecer determinados protocolos y establecer responsabilidades a cumplir por parte de los diferentes actores que la conforman. En el caso de medidas preventivas, dependerán del tipo de situación que se encare, y estarán encaminadas a integrar el plan de respaldo. En el caso de que ocurra una situación adversa, deben establecerse medidas para minimizar los efectos dañinos y se denominará plan de emergencia. Finalmente, cuando pase la situación y la empresa se encamine a recuperar su rumbo normal, deben llevarse a cabo acciones en lo que se denomine un plan de recuperación.
¿Funciona un plan de contingencia para mi empresa?
Por supuesto que sí, porque en caso de que se presente una situación extraordinaria e inesperada, con posibles daños potenciales a corto, mediano o largo plazo, no solo es posible minimizar los resultados negativos, sino poder repararlos. Además, mediante el plan de contingencia tu empresa puede seguir operando, incluso si ocurren situaciones en las que un sector no esté funcionando adecuadamente. Existen para ello diferentes tipos de riesgos, pero es necesario saber identificarlos y estar preparados mediante protocolos adecuados.
Es así que con el plan de contingencia se pueden no solo superar los riesgos, sino identificarlos previamente y determinar el o los protocolos necesarios para suavizar su impacto. Asimismo, deben de especificarse las áreas involucradas, cómo actuarán y qué tipo de acciones deberán realizar para superar la crisis en ciernes. Esa es una de las grandes ventajas de los planes de contingencia para empresas, que se compone de tres partes, de la prevención, de la puesta en marcha y de la reparación del daño recibido.
¿Cómo debe ser un plan de contingencia para mi empresa?
Además de abarcar los aspectos antes mencionados, debe ser totalmente operativo, además de ser sencillo y entendible por todos aquellos implicados en su puesta en marcha. Las posibles contingencias deben exponerse de manera clara, a detalle, de forma que sea posible identificar los posibles escenarios a ocurrir. Y luego vienen las medidas a llevar a cabo, también utilizando un lenguaje diáfano en donde también se hable del factor financiero. Por otra parte, su eficacia debe ser comprobada y debe acorde a la realidad.
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